Audit ISM-Code, Apa Saja yang Ditanyakan

Daftar Isi

Istilah ISM_Code dan audit sudah disinggung dalam artikel SAFETY MANAGEMENT.

ISM_Code adalah peraturan manajemen keselamatan. Audit adalah pemeriksaan. Audit ISM_Code bertujuan memastikan bahwa prosedur manajemen keselamatan sudah dilaksanakan.

Keselamatan yang dimaksud adalah keselamatan kapal dan muatannya dan keselamatan lingkungan dari pencemaran.

Untuk mencapai tujuan itu, perusahaan wajib menetapkan prosedur keselamatan. Pedoman prosedur keselamatan itu disebut safety management system (SMS) atau diindonesiakan menjadi sistem manajemen keselamatan (SMK).

Sistem Manajemen Keselamatan (SMK) adalah prosedur tentang kebijakan keselamatan dan perlindungan lingkungan yang ditetapkan oleh perusahaan. Ia merupakan pedoman manajemen keselamatan sesuai ISM-Code.

Familirisasi

Prosedur-prosedur itu harus diperkenalkan kepada manajemen di atas kapal agar mereka mengetahui dan menjadi terbiasa. Kepada crew, sebelum naik kapal dan setelah naik kapal.

Crew yang baru bergabung diharuskan membaca SMK dan mengisi daftar baca.

Dengan familirisasi crew mengatahui tugas dan tanggungjawabnya, memahami prosedur keadaan darurat, mengerti aturan pencegahan pencemaran.

Contoh sederhana, crew mengenal alarm meninggalkan kapal, alarm kebakaran, apa yang harus dilakukan.

Terkait pencegahan pencemaran, crew mengerti jenis-jenis sampah dan sampah apa yang tidak boleh dibuang ke laut.

Audit Safety Management

Pertama, audit bukanlah ujian sekolah. Audit tidak mencari siapa yang salah. Tidak ada benar atau salah. Audit memeriksa sistem. Sudah berjalan atau belum. Atau sudah berjalan tetapi tidak konsisten.

Sistem yang berjalan memudahkan mencapai tujuan. Yaitu keselamatan.

Ada dua jenis audit. Internal audit dan eksternal audit. Keduanya diawali dengan OPENING atau pembukaan dan diakhiri dengan CLOSING atau penutupuan. Pada sesi CLOSING disampaikan catatan dari auditor dan temuan-temuannya.

Siapa saja yang diaudit? Nakhoda, Mualim Satu, KKM sudah dipastikan. Kemudian secara random perwira lain, juga rating.

1. Internal Audit

Internal audit dilakukan oleh auditor perusahaan. Misalnya oleh DPA atau staff lain yang ditugaskan. Umumnya sudah dikenal crew.

Dari internal audit akan diketahui bahwa sistem manajemen keselamatan sudah dijalankan atau belum atau dijalankan tetapi tidak konsisten.

Contoh tidak konsisten
Auditor - Mualim 1
AUDITOR : Latihan-latihan keadaan darurat dilaksanakan, Chief?
Mualim 1 : Dilaksanakan, Pak.
AUDITOR : Dibikin laporannya?
Mualim 1 : Ada, Pak. Ini (menunjukkan laporan)

Auditor - Jurumudi
AUDITOR : Sudah berapa lama di kapal ini?
Jurumudi : Sepuluh bulan, Pak.
AUDITOR : Sudah berapa kali latihan kebakaran?
Jurumudi : Belum pernah, Pak.

Pernyataan dilaksanakan dan belum pernah adalah pernyataan yang berlawanan, tidak konsisten.

Internal audit adalah syarat untuk dilaksanakannya external audit. Audit eksternal belum bisa dilaksanakan jika internal audit belum dilakukan atau sudah tapi belum ditutup (CLOSED) temuan-temuannya.

2. External Audit

Audit eksternal adalah proses lanjutan dalam rangka sertifikasi atau verifikasi. Artinya kapal dapat memperoleh sertifikat manajemen keselamatan setelah memenuhi persyaratan ISM_Code melalui audit eksternal.

Sertifikat Manajemen Keselamatan (SMC) diberikan kepada kapal yang telah memenuhi persyaratan ISM_Code.

Auditor dalam external audit adalah kelas (BKI) didampingi oleh Syahbandar.

Apa saja yang ditanyakan

Tiap kali ada berita akan dilaksanakan audit, internal ataupun ekstenal, sering timbul pertanyaan, "Nanti akan ditanya apa aja ya?".

Kembali ke SMK, masing-masing harus mengetahui, siapa bertanggung jawab apa, dan siap menunjukkan bahwa prosedur keselamatan dijalankan.

Berdasarkan pengalaman audit, yang berikut ini sering ditanyakan:

1. Apakah crew yang baru bergabung sudah difamilirisasi (daftar baca diisi dan ditandatangani, serah terima jabatan dilaksanakan).
2. Apakah crew di kapal fit for duty (sertikat MCU masih berlaku).
3. Apakah penilaian terhadap crew (conduite) dilaksanakan.
4. Apakah safety meeting, management review dilaksanakan.
5. Apakah latihan-latihan keadaan darurat dilaksanakan.
6. Apakah prosedur keselamatan (masuk ruang tertutup, pekerjaan panas, dll) dilaksanakan.
7. Apakah pengujian alat-alat keselamatan (safety device, safety equipment) dilaksanakan.
8. Apakah perawatan, kerusakan dan tindaklanjutnya dilaporkan.
9. Apakah prosedur pencegahan pencemaran dilaksanakan (prosedur bunker, oil record book, garbage disposal ).
10. Apakah dokumen di atas kapal terkendali (kontrol dokumen upadate, koreksi peta dilaksanakan, publikasi pelayaran lengkap dan update).

Non-confirmity

Disingkat NC (sering dibaca ensi) adalah ketidaksesuaian, yaitu temuan-temuan dalam audit menyangkut tidak terpenuhinya unsur tertentu.

Contoh NC

Elemen 5 = Tanggung jawab dan Wewenang Nakhoda

1. ABK baru, Permadi/oiler belum difamilirisasi.
2. MCU an Suparno/Mualim 2 dan Yudi Barokah/Koki expire.
3. Safety Meeting 3 bulan terakhir belum dilaksanakan.

Elemen 7 = Pengoperasian Kapal

1. Permintaan perbaikan AIS belum ditindaklanjuti.
2. BPI tidak update.
3. Voyage Plan tiga bulan terakhir tidak dibuat.
4. Prosedur bunker pada bunker station kiri kanan tidak ditemukan

Elemen 8 = Kesiapan Menghadapai Keadaan Darurat

1. Latihan pemadaman kebakaran di kamar mesin belum pernah dilakukan.
2. Simulasi pengoperasion CO2 system belum pernah dilakukan.
3. Petunjuk pengoperasian kemudi darurat tidak ditemukan di ruang kemudi.
4. General alarm dan emergency light tidak berfungsi.

Elemen 10 = Perawatan Kapal dan Perlengkapannya

1. Kamar mesin kotor, banyak oli di lantai.
2. Catatan pengujian safety devices tidak ditemukan.
3. Minimum List spare part mesin tidak update.
4. Laporan kinerja mesin induk tiga bulan terakhir tidak ditemukan.

Safety First

Kapal adalah tempat kerja sekaligus tempat tinggal. Pelaut bekerja dan tinggal di kapal.

Maukah Anda bekerja dan tinggal di kapal yang tidak aman?

Bacaan

1. https://www.myseatime.com/blog/detail/7-important-elements-of-ism-code-every-seafarer-must-know-about
2. https://www.marineinspection.nl/services/ism-internal-audits
3. https://en.wikipedia.org/wiki/International_Safety_Management_Code
4. https://www.he-alert.org/filemanager/root/site_assets/standalone_article_pdfs_0905-/he01045.pdf