Cara Pengarsipan Tanda Terima Barang yang Baik di Kapal

Daftar Isi

Jika barang amprahan kapal datang biasanya disertai dengan tanda terima barang. Ada yang menyebutnya surat jalan, surat pengantar, covering notes, atau delivery order.

Tanda terima barang ini berisi daftar barang yang disupply ke kapal. Dengan surat ini ABK dapat mengecek barang apa saja yang datang, sesuai permintaan atau tidak.

Jika sesuai, tanda terima barang kemudian ditandatangani, diberi nama jelas penerima dan jabatannya, lalu distempel.

Satu lembar ditinggal di kapal, lembar lain dibawa pengantar barang.

Jenis Tanda Terima Barang

Pada dasarnya hanya ada dua jenis. Tanda terima barang masuk dan tanda terima barang keluar.

Bagian penting dari keduanya adalah

1. Siapa yang mengirim
2. Ditujukan kepada siapa
3. Data barang yang dikirim
4. Tanda tangan penerima dan nama jelas

1. Contoh Tanda Terima Barang Masuk

PT. PELAUT MAKMUR
(Marine Supplier and Agency)

DO No : ______________
Tanggal : _________________

Kepada
Nakhoda MV. KAMUS PELAUT
Belawan

Harap diterima dengan baik:
1. Refill oksigen = 20 botol
2. Detergent bubuk = 100 kg
3. Majun kaos = 100 kg
4. Sarung tangan katun = 30 dzn
5. Freon R22 = 2 botol
6. Kawat las = 60 kg
7. Sarung tangan las = 3 set
8. Batu gerinda potong = 10 pcs
9. HVS A4 = 5 rim
10. Marker putih = 10 pcs

Diterima oleh : ___________________(Sign and stamp)
Tanggal: _______________

Dari surat pengantar di atas, sangat jelas siapa yang mensuplai, ditujukan kepada siapa. Kemudian barang apa saja dan berapa jumlahnya. Terakhir siapa ABK yang menerima barang-barang itu dan kapan.

2. Contoh Tanda Terima Barang Keluar

MV. KAMUS PELAUT


No : _______________
Tanggal : _______________

Kepada
Bengkel ELEKTRO MANDIRI
PADANG

Harap diterima barang-barang berikut:

1. ELEKTROMOTOR 75.5 KW = 1 UNIT
2. ELEKTROMOTOR 12.5 KW = 1 UNIT

Diturunkan ke bengkel Elektro Mandiri
untuk digulung baru. Selesai perbaikan
elektromotor dikirim kembali ke kapal.

Diterima oleh : __________________
Tanggal: _____________

Juga jelas, siapa yang mengirim barang, kemana, apa yang dikirim, siapa yang menerima barang.

Tanda terima barang ini sering disebut juga sebaga surat jalan. Surat ini memudahkan barang keluar dari pos pelabuhan karena diketahui dari mana dan mau dibawa kemana.

Fungsi Tanda Terima Barang

Baik tanda terima barang masuk maupun yang keluar sama-sama berfungsi sebagai alat konfirmasi atau bukti bahwa barang-barang yang tercantum sudah sampai ke tujuan dan diterima dengan baik.

Sebagai alat konfirmasi, tanda terima barang terkadang perlu dirujuk kembali. Informasi yang dicari adalah kapan dikirim atau diterimanya barang, siapa yang menerima, atau barang apa dan berapa jumlahnya.

Jika sistem pengarsipan baik, maka file mudah ditemukan. Jika buruk, harus bertanya pada banyak orang.

Jika baru sebulan dua bulan, mungkin masih bisa diingat. Bila sudah tahunan, sangat sulit. Mungkin juga ABK yang mengetahui sudah tidak lagi di kapal (off).

1. Pengarsipan

Sebagaimana dokumen lain, tanda terima barang juga penting untuk diarsipkan agar mudah dirujuk bila suatu saat diperlukan.

Pisahkan antara file barang masuk dan barang keluar.

Pengarsipan fisik. Copy tanda terima barang masuk langsung dimasukkan file holder. Jika perlu, bisa dibuat beberapa file holder dengan pemisahaan, misalnya running store, spare parts, bahan bakar dan minyak lumas.

Pengarsipan di komputer. Copy tanda terima discan pdf lalu simpan. Organisasi file dapat dibuat seperti berikut:

TANDA TERIMA BARANG

BARANG MASUK

RUNNING STORE

SPARE PARTS

LUB OIL

BARANG KELUAR 

2. Permintaan Barang

Supply barang ke kapal berhubungan dengan permintaan barang (requisition, order list) dari kapal.

Permintaan dibuat oleh kapal di blanko resmi perusahaan masing-masing.

Untuk memudahkan proses supply barang (pengecekan, penyetujuan, pembelian), hal-hal berikut perlu diperhatikan:

1. Berikan penjelas pada barang yang diminta seperti merk, tipe, ukuran, atau spesifikasi tertentu sehingga memudahkan bagian pembelian. Misal bolam 15 Watt, bolam 15 Watt/220ACV, bolam 15 Watt/24DCV adalah berbeda.


2. Sebutkan sisa (ROB) yang ada di atas kapal untuk menjadi pertimbangan apakah jumlah yang diminta disetujui, dikurangi, atau perlu ditambah. Jika habis, tuliskan NIL.


3. Kelompokkan permintaan. Permintaan buku-buku nautik misalnya tidak dicampur dengan kelompok housekeeping seperti sabun, karbol, sapu, dll. Running store tidak dicampur dengan spare parts. Spare parts sendiri masih bisa dibuat pengelompokan antara main engine dan auxiliary engine atau dari mesin lainnya.


4. Untuk spare part, harus dipastikan bahwa tipe, part no, atau nomor seri adalah benar. Kesalahan spesifikasi itu bisa fatal karena barang yang datang tidak cocok dengan kebutuhan.


5. Barang yang mendesak kebutuhannya dapat diberi keterangan URGENT atau TOP URGENT (jika sangat mendesak).

Istilah
Covering notes = tanda terima barang, surat pengantar barang
Requisition = permintaan
Running store = barang-barang yang habis dipakai, misalnya sabun, kertas, majun, sarung tangan, cat, oksigen, kawat las.
ROB = remaining on board = sisa yang ada di atas kapal
Spare part = suku cadang