Cara Membuat Laporan Kerusakan Kapal

Kerusakan dapat terjadi kapan saja. Dapat disebabkan oleh usia pakai (jam kerja), sistem yang bermasalah, atau faktor lain. Kerusakan kapal bisa terjadi pada bangunan kapal, perlengkapan, pesawat atau mesin-mesin yang terpasang. Nilai kerusakan bisa kecil (minor), bisa besar (major).

Kerusakan harus ditindaklanjuti. Salah satu bentuk tindak lanjut adalah pelaporan ke manajemen. Berdasar data pada loporan, manajemen dapat menganalisa dan mengambil tindakan. Tindakan yang efektif dimaksudkan untuk mencegah atau mengurangi risiko terganggunya operasional kapal. Operasional yang terhambat meminta biaya atau cost.

Pelaporan Tertulis

Laporan kerusakan dapat dilakukan secara lisan dan atau tertulis. Laporan tertulis mempunyai kelebihan. Dia dapat diarsipkan sehingga mudah dirujuk kembali.

Laporan tertulis bisa dilakukan dalam dua bentuk. Pertama, dalam bentuk surat. Kedua, dalam form isian.

Sistem Manajemen Keselamatan (SMK) telah menyiapkan form laporan kerusakan. Penggunaan form lebih mudah dan efektif. Pihak kapal dipandu oleh kueri yang sudah ditentukan dalam form isian.

Data apa yang dimuat dalam laporan

Laporan harus berisi siapa yang melapor, kapan laporan dibuat, apa yang rusak, bagaimana kerusakannya, apa tindakan penanggulangan yang sudah dilakukan, dan apakah memerlukan tindak lanjut atau tidak. Jika ya, apa tindak lanjut yang diperlukan. Rinkasnya, laporan yang baik harus memuat dengan jelas:

Departemen yang melapor
Tanggal pelaporan
Bagian yang rusak
Uraian kerusakan
Tindakan penanggulangan
Tindak lanjut yang diperlukan

Laporan dengan Form Isian

Contoh 1

Departemen : MESIN
Tanggal: 15 SEPTEMBER 2020
Bagian yang rusak : MESIN INDUK CYL NO. 3
Uraian Kerusakan:
- CYLINDER LINER NO 3 BOCOR
- COVER PACKING PISTON PIN BOCOR
Tindakan Penanggulangan
- GANTI BARU RUBBER O-RING CYL LINER = 3 PCS
- GANTI BARU COVER PACKING PISTON PIN = 2 PCS
Tindak lanjut yang diperlukan : SUPPLY FOR SPARE = 3 PCS OF RUBBER O-RING

Contoh 2

Departemen : DECK
Tanggal: 10 AGUSTUS 2020
Bagian yang rusak : TANK TOP WBT 3 KIRI
Uraian Kerusakan:
- BOCOR KEROPOS 11 CM
Tindakan Penanggulangan:
- DOUBLING DENGAN PLAT 30 X 30 CM
Tindak lanjut yang diperlukan: NIL

Jika laporan dibuat dalam bentuk surat, akan sedikit ribet karena harus menyusun redaksi. Jika tidak terbiasa dan tidak menggunakan kalimat sederhana yang efektif maka laporan bisa menjadi tidak jelas.

Berbeda jika pelaporan menggunakan form isian. Kueri yang ada memudahkan pelapor, isian bisa langsung menjawab dengan jelas apa yang dilaporkan.

Laporan Perbaikan

Laporan kerusakan selalu diikuti oleh laporan perbaikan sebagai tindakan penanggulangan (corrective action). Data yang ada di laporan kerusakan diulang di laporan perbaikan.

Terdapat penambahan isian misalnya, analisa penyebab kerusakan, siapa yang melakukan perbaikan, spare parts atau material apa saja yang digunakan. Kemudian urutan tindakan perbaikan juga disebutkan.

Laporan perbaikan harus dilengkapi foto sebelum diperbaiki dan sesudah diperbaiki.

Perawatan Berkelanjutan

File laporan kerusakan dan laporan perbaikan ini berguna untuk rujukan jika kelak terjadi kerusakan yang serupa sedang personil sudah berganti. Personil baru akan mempunyai acuan dalam memutuskan tindakan apa yang akan diambilnya.